Office Manager
Umíte zorganizovat sebe, čas i věci kolem? Zvládnete si poradit, když je problém, ale taky se nebojíte říct si o pomoct? Dokážete udržet pořádek tam, kde jiní vidí chaos?
Jsme AVECO – česká firma s více než třiceti letou tradicí a s kolegy a klienty doslova po celém světě. Naším oborem jsou technologie v televizním vysílání. Naši kancelář najdete na Praze 6, hned u metra Nádraží Veleslavín.
Vaší hlavní náplní práce bude zejména:
- Zajištění čistoty a pořádku v kanceláři.
- Příjem a distribuce pošty a zásilek: Správa příchozí a odchozí pošty a zásilek, jejich evidence a distribuce mezi kolegy,
- Zajišťování zásilek do zahraničí, komunikace s celními úřady- spolupráce na plynulém dovozním/ vývozním celním řízení, komunikace s dopravci, zajištění všech souvisejících oficiálních dokumentů, kontakt s příjemcem/odesílatelem
- Objednávky HW a SW dle předem schválených nabídek vč. komunikace s dodavatelem, sledování termínů, organizace dopravy
- Podpora a organizace firemních událostí a schůzek: Plánování a organizace firemních akcí, podpora marketingu při zajištění mezinárodních výstav.
- Jednání s úřady: zajištění potřebných dokumentů pro projekty – výpisy z rejstříků apod.
- Správa vozového parku a mobilních služeb: Koordinace a údržba firemních vozidel a správa mobilních služeb.
- Podpora administrativy napříč společností: Pomoc s administrativními úkoly různým oddělením, od datových zpráv po správu firemní dokumentace.
- Administrativní podpora zaměstnanců při zajištění služ.cesty: ubytování, letenky, cestovní pojištění, vyúčtování cestovních výloh, komunikace s agenturou.
- Zajištění občerstvení na pracovišti: Objednávání a doplňování občerstvení pro zaměstnance, zajištění komfortu na pracovišti.
- Správa pokladny a firemních karet: Zodpovědnost za pokladnu, správa a evidence firemních karet.
- Správa, aktualizace a archivace firemní dokumentace: Pečlivá evidence, aktualizace a archivace dokumentů, zajištění, že všechny důležité informace jsou dostupné a řádně uložené.
- Správa přiděleného majetku, spolupráce s HR a IT: Zajištění správy firemního majetku ve spolupráci s HR a IT oddělením, řešení případných problémů a aktualizací.
- Práce s fakturačním softwarem, zpracování faktur a jejich evidence, spolupráce s externí účetní firmou a kontrolorem.
- Evidence docházky, sick days
Co z Vás udělá ideálního kandidáta?
- Organizační schopnosti: Schopnost efektivně plánovat a organizovat denní aktivity a události v kanceláři.
- Pečlivost a zodpovědnost: Detailní přístup k administrativním úkolům, správa dokumentace a pokladny s vysokou mírou spolehlivosti.
- Komunikativnost: Schopnost profesionálně komunikovat s kolegy, klienty i návštěvami, a to osobně i elektronicky, česky a anglicky.
- Proaktivita: Schopnost samostatně identifikovat potřeby kanceláře a přicházet s návrhy na zlepšení.
- Příjemné vystupování: Usměvavý a vstřícný přístup, který přispěje k pozitivní atmosféře v týmu.
- Flexibilita: Ochota převzít různé úkoly napříč společností a rychle se přizpůsobit novým výzvám.
- Praxe na dané pozici či obdobné pozici (back office).
- Znalost Office
- Dobrá angličtina
Co můžeme nabídnout?
- Práci na HPP
- 25 dní dovolené + 3 sick days ročně
- Příspěvek na MultiSportku
- Firemní akce
- Výuka angličtiny v pracovní době
- Občerstvení na pracovišti
- Služební mobilní telefon + notebook
- Referral bonus v případě doporučení nového kolegy
- Flexibilní prac.doba
- Dog friendly kancelář
- Nástup k 1.11.2024
Máte zájem stát se součástí našeho týmu? Pošlete nám svůj životopis, rádi Vás osobně poznáme.